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勇于創新 勇擔重任 淡泊名利 努力開創全市干部檔案管理工作新局面

作者: | 來源: | 訪問:224 | 時間:2018-09-29

黨的十九大報告通篇貫穿了改革創新這個主題,作為一名干部檔案工作者,能不能做到勇于創新,勇挑重擔。努力結合現代科技,提高管理效能,確保檔案安全,是每個檔案管理工作者應有的擔當.

我是20059月從事干部檔案工作的,從開始的迷茫,到對檔案業務的基本了解,到深入認識,到發揮主觀能動性努力超越改變,期間經歷不平凡的工作經歷和心理歷程。讓我感受最深的是一場災難之后帶給我的反思,010728,對于永吉縣口前來說是一個災難的日子,連續幾天的暴雨導致大堤潰壩,發生了千年不遇的洪災,眼見水位直線上漲,涌入一樓向二樓逼近的時候,在多方都需要救援的緊要時刻,永吉縣組織部的領導首先想到的是干部檔案的安全,他們組織全體人員把五千多卷檔案從二樓搬到四樓,確保了檔案安全.今年的71319,永吉縣委組織部同樣經歷了2010年驚心動魄的一幕。

我們由衷敬佩永吉縣委組織部領導對檔案工作高度的責任心和安全意識的同時,也不免產生后怕,檔案萬一搶救不出來怎么辦?

20116月,我到四川成都參加一個電子檔案培訓班,期間我們到汶川參觀,地震后幾年,在全國人民的幫助下,汶川的面貌發生了很大改變,一座座高樓拔地而起,一個個民生設施投入使用。但是地震的印記依然明顯,草坡斷橋,深陷入地下的映秀鎮中學,被山體滑坡埋沒的上百公里的213國道。我曾站在一個大石頭堆上,透過石縫能看到一輛藍色的大貨車埋在里面,因為緊靠山體,無法實施救援,一旦動底下的石頭,山坡上的石頭就會毫不留情滾下來。四川省檔案同仁告訴我,這次地震絕大部分人事檔案都沒有搶救出來,幸存的人很多人都沒有檔案呢,以后還不知道怎么補救!要是有電子備份就好了。

要是有電子備份就好了!這句話一直縈繞在我的腦海里,在自然災害日益頻發的今天,如何確保干部檔案的安全,是新形勢下每個有責任心、有使命感的干部檔案工作者面臨的一個重要課題,也是一個重大的挑戰。

2012年經過半年的實踐摸索,我設想對于干部檔案有這樣一種安全管理模式:把每一本干部的每一頁材料進行數字化掃描錄入電子檔案系統,依托系統提供的防偽措施對數據進行加密處理,把承載數據的載體進行分級保管和異地保管。萬一有不可預測的災難導致紙質檔案損毀,可以依托異地保管的電子數據將檔案內容完整地進行恢復,確保每個干部的利益得到確實有效的保護。如果在縣市區及上百個基層管檔單位,都有這樣的系統,每年把產生的數據上報到信息管理中心,那么就會有全市的電子數據匯總。信息管理中心將匯總的數據再進行異地備份,這樣每個人的檔案電子數據就有了雙重備份。基于這個理念,初步完成了全市干部檔案容災備份系統的設計。

容災備份,就是系統能夠容納災害的程度,在任何不可預測災難狀況下,都能確保數據的安全,就表明這套系統可靠性很高。

要在全市建立這樣一套系統,需要突破很多制約瓶頸,第一個瓶頸是在現有的管理體制下如何普及電子檔案系統,我市現有12家專業檔案館,平均管理檔案上萬卷以上,還有一百多家基層管檔單位,管理檔案幾十卷、幾百卷到幾千卷不等,管理數量級差跳躍很大;第二個瓶頸是如何建立一支具備電子檔案操作技能的檔案員隊伍;第三個瓶頸是不同應用軟件的數據接口怎么做,因為現在應用的軟件有單機版的也有網絡版的,有十年前研發的,也有近期研發的,數據庫模式和加密方式都不一樣,這個瓶頸不突破,就不能實現全市的數據匯總。按容災備份系統的整個設計結構,至少需要三個數據接口。第四個瓶頸是資金上的難度,大家知道咱們市尤其是外縣市財政都很緊張。

我們把系統的建設和實際檔案管理工作緊密結合,分四個步驟來實施。

第一步,提高認識,培訓技能。認識是行動的先導,我們在檔案業務培訓上,增加電子檔案的內容,把相關的知識制作成多媒體教學課件,在培訓方式上,改以往幾百人上大課的教學模式,探索了“周五小課堂”“手把手帶教”“一對一實際操作”等靈活的方式,僅去年一月到現在,就舉辦培訓30多次,每次平均20人計算,已經為基層培訓600多人次。結合工作實際編寫了《吉林市干部人事檔案實用手冊》,免費下發到基層單位,成為管檔人員的案頭必備書。我們還建立了QQ群,微信群,及時解答大家在工作中遇到的問題。應用現代化的管理手段,使我們對基層的業務指導達到了實時、互動的效果,尤其是僅兩年開展的干部檔案專項審核工作中,為基層解決了不少干部檔案存在的疑難問題。經過幾年的努力,大家對電子檔案認識有了新的提高,尤其去年十月六十一中學因為做防水施工導致火災,燒毀了61本檔案,這件事教育局已經進行了穩妥處理。但教訓是深刻的,今年就涉及到教師晉職稱需要查檔案,該怎么辦呢?如果有電子備份有多好。這所學校的老師利用寒暑假到外地補充檔案材料,學校給報銷差旅費加起來也是不小的數字。還有就是檔案材料具有孤本的特性,有的是可以補,有的是無法補,由此帶來的損失無可衡量。在活生生教訓面前,有的單位受到了警醒,增強了對電子檔案重要性的認識。

第二步,規范整理,提高檔案質量。檔案的整理質量直接關系到數字化數據的質量,檔案整理是檔案管理的基礎,是提高利用效率的前提。首先我們無償引進廣東版電子目錄軟件,規范全市檔案目錄的制作標準。記得有一家單位,十多個人用咱們省一個工程師研發的目錄制作系統軟件,目錄登記了半個多月,等打印的時候數據全部消失。十幾個人半個月的工作成果付諸東流。后續有幾個基層單位也發生了類似的事情。急基層所及,我在網上搜索,得知廣東省委組織部組織專家研發了新的目錄系統,于是便通過電話和廣東省委組織部聯系,取得了他們的支持,無償把軟件送給咱們使用。我們先在公安局檔案室試點應用后,免費下發全市推廣應用,檔案目錄的制作質量得到了明顯的提高。后續我們又把目錄數據二次開發,直接和電子檔案制作軟件接口,使制作電子檔案之前不需要再打一遍目錄。以一卷檔案300頁材料計算,打印一遍目錄需要三個小時時間。如果不做這個數據接口,那么制作這卷電子檔案掃描前還需要打印一遍目錄,仍然耗時3個小時。以全市20萬卷檔案計算,節省的時間是一筆極為可觀的數字,大大提高了檔案制作速度。其次規范了全市檔案材料的標號。檔案材料的標號,看似是一件很小的事情。但是沒有統一標準,導致標號位置不定,字體大小不一,影響了干部所應具有的規范性、嚴肅性和權威性。本著“小事不小”的原則,我們下決心解決檔案材料的規范性問題,經過幾個月認真研究,反復試驗,研制了出了“干部檔案材料標號模板”,模板采用有機玻璃為原材料,采用先進的數控機床車制。滿足一類材料和四類、九類材料二級分類標號的需要,下發到基層后,受到基層管檔人員的普遍好評。這個模板獲得國家新型實用專利。山西、青海、甘肅等幾個省市在網上查到這個信息后,也和我們索要樣品制作。三是以檔案材料尺寸規范為A4的轉型契機,徹底解決檔案材料的多孔亂孔問題。首先從市管干部做起,我們選擇比較柔軟韌性好的宣紙,選擇無腐蝕性的漿糊,對以前的多孔亂孔材料一頁一頁裱糊。采取基層檔案員負責裱糊本單位所屬市管干部的做法,用了十九個月的時候才裱糊完。通過采取以干代訓的方式,為基層培訓了將近200多名裱糊能手,使基層的檔案整理質量得到了大幅度提升。四是創造性地為每本檔案加裝了分類紙和角標。早在1956年的時候,國家規范檔案整理把加裝分類紙和角標作為檔案整理必須完成的步驟。但后來大家共知的原因,沒有能延續下來。對干部檔案有深入研究的同志能了解。檔案材料的分類,是檔案的靈魂。無論是收集材料,鑒別材料,整理檔案,查閱檔案等,對類有了清晰認識,能夠起到事半功倍的效果。能夠使收集者知道收集什么,能夠讓使用者知道什么內容該在哪類查。經過這幾年艱苦的努力,加上組織全市性的干部檔案聯檢的促進,全市的檔案整理質量有質的飛越,為數字化檔案制作奠定了堅實的基礎。

第三步,干部檔案數字化制作和系統普及。吉林市委組織部電子檔案制作起步于2007年,當時是全省第一家,系統建成后,我們發揚自力更生的精神自己動手掃描,象有的單位電子檔案制作的時候都是外包給有資質的公司。我們利用兩年的時間掃描檔案2200多卷,60萬多頁材料,每一頁材料掃描后都需要象照片一樣修整,僅此一項節省資金60多萬元。由于那時候數據庫技術比較落后,遇到電腦死機,先前掃描過的材料就失去了和目錄鏈接的虛擬信息,成為無用的圖片。我們曾掃描一本300多頁的檔案上報省委組織部,兩次掃描到280多頁的時候死機,每死機一次就要從頭來,那本檔案整整掃描了一夜,趕到第二天按時保質報送到了省委組織部。象這樣網絡版的軟件價格高,配套的硬件設施要求也高,加上后續的維護費用,不是一般單位能承受的,比較適用于萬卷以上的專業檔案館。那么,管理幾十卷、幾百卷檔案的單位該怎么做數字化?上網絡版軟件根本不現實,這件事困擾了我們很長時間。偶然的一個機會,在網上得知北京一家公司研發單機版軟件,于是上網下載后試用,效果尚可。從基層應用的角度講,單機版軟件不應該是一個單純的掃描加密軟件,更應該是一個功能齊全的管理平臺。我聯系到研發人員后,給他提了大概十幾條改進意見,三個月后他告訴我,按我提的意見已經修改好,讓我幫忙試用,試用一年后相對比較成熟了,后來這款軟件在南方的幾個省市試用,大家反響都比較好。這款軟件的數據庫技術要比以前用的軟件先進十幾年,先前軟件死機丟數據的問題得到了有效解決。掃描效率和質量大為提高,這樣一款軟件性價比很高,價格還不及網絡版的二十分之一。以1000卷的單位做數字化為例,分攤到每本的軟件費用不到3元錢。一般的單位完全可以承受。2012年的時候省委組織部免費給縣級組織部檔案室配發了電子檔案軟件,為電子化的普及東風助力。201210月份,在延邊召開的全省電子檔案建設觀摩大會上,我們市介紹了經驗,受到省委組織部機關領導和與會同行的好評。同行說,聽你介紹經驗,知道你確實是干檔案的。

2016年初開始,信息中心決定應用新數據庫軟件,對市管干部檔案重新進行掃描,以提高圖像質量。并把原來的數據整合,目的是將紙質化檔案查閱,逐步向無紙化電子查詢過渡。每個單位的檔案管理員負責掃描本單位市管干部檔案,采取以老帶新的方式,進行培訓帶教,每個人都是學員也都是老師。截止到2017年的10月底,已經掃描市管干部檔案總數的三分之二以上,帶教學員160多人,借此契機為基層儲備了一批電子檔案系統操作人才。

截止到目前,我市專業檔案館除公安局外,都建立了電子檔案系統,我們把專業檔案館增加掃描端點,提高掃描效率,加快掃描速度為重點。以舒蘭檔案館為例,管理干部檔案一萬一千卷,前幾年用一臺掃描儀掃描,平均一天能掃描2本,計算一下按此速度掃描一遍,在不增加檔案的情況下,需要19年半的時間。這種速度,失去電子檔案數據應用的效率和價值,也不是干工作應有的態度,我們指導舒蘭設計了加裝掃描端點的方案,經過半年的論證和爭取財政資金,現在增加到八個掃描端點,按照這樣的速度,掃描完一遍大概需要三年多的時間。目前九個縣()區專業檔案館都在結合實際,解決掃描速度慢,應用效率低的問題。

對基層管檔數量少單位,在完成檔案整理的基礎上,建議按組織部門信息化工作的要求積極想辦法建立單機版電子檔案系統,目前全市已經有60多家單位建立了電子檔案系統,教育系統所屬基層單位的普及率達到了百分之九十五以上。

近些年全市已經掃描檔案2萬多卷,檔案材料120多萬份,這樣的普及率在全省是首屈一指的,在全國也為不數多。

20168,信息管理中心以市委組織部的名義下發了《吉林市組織系統20162020年信息工作規劃》,規劃要求到2020年全市電子化普及率要達到90%,直到電子數據全覆蓋。要實現這樣一個目標還有很長的路要走。

第四步,電子檔案數據接收匯總、異地備份。信息管理中心為全市電子檔案數據接收做了比較充分的準備:首先經過幾年的努力,在有關科研部門的幫助下,容災備份系統的接口軟件已經全部完成,并投入應用。還記得去年8月份應用新接口軟件校驗數據的時候,從下班開始,反復校驗等成功的時候已經是第二天早上五點了,剛好那天又是周六,雖然很累卻感覺特別有成就感。其次,在硬件部分,購買了傳輸數據達到3.0的機械硬盤,作為接收數據備份的載體。目前,市管干部電子檔案的數據量已經達到了100G,基層上報的數據量會更大。我們邊接收邊講評,促進電子檔案數據質量不斷提高。目前,我們對專業檔案館上報備份數據是硬性要求,對基層單位數據上報采取自愿的原則。

20188月,已經接收數據達到五百多G了,全部上報后預計可達到一個T。市管干部的電子檔案數據早已投入查詢應用,干部處室查閱檔案可以在網上完成。基層查閱市管干部檔案應用單機系統,查閱的效率大為提高。我曾計算過,一次紀委查閱7人檔案,并出具相應材料。在電子檔案上只用了11分鐘,以往這些時間都會耗在到庫房找檔案上。

六年前設計的全市容災備份系統,經過堅持、堅守,不斷地實踐完善,可以投入應用了。現在處于電子數據積累階段,可能這個階段會很漫長,但我們有信心有能力,使這套造福于全體干部的功德系統逐步完善,真正發揮作用,為確保干部檔案信息的安全多一份保障。

展望未來我們信心滿滿,我們堅信有十九大精神的指引,有部領導和同事們支持,加上檔案管理者本身的不懈努力,我們全市的干部檔案事業一定會迎來色彩繽紛,花香四溢的春天!等到退休的那一天我會欣慰的說,我沒有虛度時光,因為給社會留下了點有用的東西!


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